På årsmötet berättade Bengt Öquist om att kansliet varit behjälpliga när några medlemmar behövt lite mer guidning vid ansökan om Säkert undertak. Vi tog tillfället i akt och frågade Joakim Örnborn, som är den på kansliet som hanterar förfrågningarna och ansökningarna, om hur ansökningsprocessen fungerar. Han arbetar på kansliet tillsammans med Cecilia Berglöf sedan uppstarten av kansli-funktionen 2017. Vi passade på att fråga honom om Säkert undertak och ansökningsprocessen.

Säkert undertak lanserades på hösten 2018. Vilka frågor har varit vanliga när det gäller Säkert undertak?
Det har varit många frågor om den dokumentation som ska skickas in ska vara utformad. Det kan t ex handla om arbetsmiljöpolicy, kvalitets- och miljöledningssystem. Kansliet tog för ett par år sedan fram en KMA-handbok (kvalitet, miljö och arbetsmiljö) som man kan beställa från kansliet. Den täcker in flera av de krav på dokument (och mer) som krävs för att ansöka om Säkert undertak.

Vilka kan vara de bakomliggande orsakerna till att man ännu inte ansökt om Säkert undertak?
Jag tror att det största hindret är att man tror att det är krångligt att ansöka, vilket det faktiskt inte är. Vi på kansliet hjälper gärna till med ansökningen som tar mindre än en timme att göra.

Ja, du har varit med och stöttat medlemmar genom ansökningsprocessen. Hur har det gått till?
Det har fungerat bra. Det viktiga är att man tar sig tid att sitta ner och gå igenom ansökan. När ansökan är gjord har reaktionen varit att det var mycket enklare än man trott. Kansliet kan stötta dels genom att svara på enstaka frågor, dels genom att man bokar ett möte via Teams (ca 1 timme) där vi går igenom ansökan från start till slut. Detta har varit mycket uppskattat.

På vilket sätt kan det vara lättare att ansöka om man kontaktar kansliet?
Då ansökningarna för Säkert undertak går via kansliet har vi erfarenhet av vilken dokumentation som ibland glöms bort att skickas in. Vi har dessutom gjort det så många gånger att tidsåtgången för att ansöka minskar då vi kan vara med och stötta och svara på frågor direkt under ansökan.

På vilket sätt kan kansliet vara behjälpligt?
Som jag nämnt tidigare så är vi här för enstaka frågor men vi kan även sätta av tid för ett möte digitalt för att hjälpa till med ansökan från start till slut. KMA-handboken är även den ett bra verktyg för att inte bara ansöka om Säkert undertak utan även för att ha mycket av den väsentliga dokumentationen som företaget behöver dagligdags i ett sammanhållet dokument.

Kan du ge något tips på vad man ska tänka på inför ansökan eller förnyelsen? 
Det viktiga är att man tar sig tid för att ansöka. Det blir mycket enklare och mer tidseffektivt när man gör allt i ett svep. 

• Löpsedel